Sunday, December 2nd, 2007...12:00 am

Czy e-mail jest aż tak bardzo potrzebny?

Jump to Comments

A właściwie cz stały dostęp do e-mail jest nam aż tak bardzo potrzebny?

W poprzedniej notce napisałem trochę o mojej próbie zapanowania nad czasem pracy przy komputerze i sposobem jego spędzania. Teraz chciałem podzielić się jednym wnioskiem, jaki po niespełna trzytygodniowym okresie czasu mogę już wysnuć i zmianą jaką spowodował.

Czy zastanawialiście się kiedyś w jaki sposób podchodzicie do poczty elektronicznej? Chyba nie pomylę się, jeżeli stwierdzę że większość z nas traktuje e-mail jako podstawowy środek komunikacji w pracy, często też prywatnie. Dużej pomyłki chyba nie będzie też w stwierdzeniu, że większość z nas ma klienta poczty otwartego cały czas, z włączoną opcją automatycznego sprawdzania poczty co pewien czas (i nie są to godziny).

Czy to aby napewno jest konieczne?

Jedną z obserwacji jakie poczyniłem zaraz na początku mojej zabawy ze SlimTImer to fakt, że bardzo dużo czasu w trakcie pracy zajmuje mi sprawdzanie \ czytanie \ obsługa poczty elektronicznej. Złapałem się na tym, że w chwili gdy przychodzi nowa poczta zaraz ją czytam i ewentualnie udzielam na nią odpowiedzi. To powodowało dwie rzeczy:

  • przeÅ‚Ä…czenie siÄ™ na klienta poczty, przeczytanie i odpowiedź odrywaÅ‚a mnie od tego czym aktualnie siÄ™ zajmowaÅ‚em i to dosyć skutecznie. Powrót do toku myÅ›lenia \ miejsca w dokumencie \ kodzie zajmowaÅ‚ chwilÄ™. Sytuacja taka byÅ‚a dosyć czÄ™sta, ponieważ nawet gdy nie wyskakiwaÅ‚y nowe powiadomienia przeÅ‚Ä…czaÅ‚em siÄ™ na klienta poczty żeby sprawdzić czy na przykÅ‚ad nie wpadÅ‚o coÅ› w jeden z folderów grup do których jestem zapisany.
  • obsÅ‚uga e-mail zajmowaÅ‚a znaczÄ…cÄ… pozycjÄ™ na liÅ›cie moich codziennych zajęć, patrzÄ…c na procent czasu jaki poÅ›wiÄ™caÅ‚em na e-mail w trakcie czasu spÄ™dzonego przed komputerem.

Szczerze mówiÄ…c byÅ‚em tym faktem trochÄ™ zdziwiony – z dziaÅ‚Ä…Å„ nie zwiÄ…zanych z pracÄ… bezpoÅ›rednio spodziewaÅ‚bym siÄ™, że na tym poczesnym miejscu znajdzie siÄ™ IM :). Okazuje siÄ™ jednak, że od kiedy rozpoczęłem regularnie ustawiac na swoim popularnym IM opcjÄ™ DND lub Invisible jestem w stanie dosyć dokÅ‚adnie kontrolować czas spÄ™dzany na rozmowach ze znajomymi. E-mail jednak jak widać byÅ‚ inny.

Pytanie czy takie podejście, o którym bym śmiał powiedzieć, że jest standardem podejścia do poczty elektronicznej dla większości ludzi jest konieczne? Czy w przychodzących do nas listach faktycznie są tylko rzeczy, które nie ciepią zwłoki?

Jakiś czas temu czytałem artykuł dotyczący tak postawionego pytania autorstwa Tima Ferris, pisze on również o tym na swoim blogu. Co więc by się stało, gdybyśmy zamiast sprawdzać pocztę kilkanaście razy dziennie sprawdzali ją tylko dwa lub trzy razy w ciągu dnia?

Po doświadczeniach ostatnich dwóch tygodni mogę powiedzieć, że nie wpływa to negatywnie na jakości pracy po wdrożeniu takiego podejścia :), przynajmniej w moim wypadku. Co więcej, mam więcej czasu na zajmowanie się tym czym faktycznie powinienem się zajmować w danej chwili. Okazuje się, że wiadomości pilne jednak docierają do nas w ten lub inny sposób. Jeżeli nie mogą poczekać na moment, w którym odbierzemy pocztę a jest to faktycznie pilne to przeważnie towarzyszy takiej wiadomości telefon lub zapytanie osoby, która go do nas wysłała. Pozostałym fakt niewielkiego opóźnienia w odpowiedzi nieszczególnie szkodzi.

Czy więc dostęp w sposób ciągły do e-mail jest nam naprawdę niezbędny???

Odpowiedzi na to pytanie oczywiście każdy musi udzielić sobie samodzielnie, w moim wypadku wydaje mi się że nie jest to konieczne. I jak narazie przy polityce sprawdzania poczty 3 razy dziennie postaram się pozostać.

Jeżeli wiÄ™c ktoÅ› wysÅ‚aÅ‚ do mnie e-mail z pytaniem technicznym (a takie siÄ™ czasami zdarzajÄ…, chociaż coraz rzadziej) i oczekuje naprawdÄ™ szybkiej odpowiedzi … to uczciwie ostrzegam, że nie bÄ™dzie ona bÅ‚yskawiczna. Ale napewno bÄ™dzie, czy pomocna to już inna kwestia :).

1 Comment

  • Po sobie też już widzÄ™, że to chyba jakieÅ› zboczenie – sprawdzanie poczty co chwila.

    W jakimś chyba naszym wewnętrznym poradniku dotyczącym efektywności pracy była właśnie wzmianka o jakiej pamietam, żeby pierwsze co zrobić to wyłaczyć powiadomienia. Bo one najbardziej rozpraszają i wybijają z rytmu pracy.

    Ale podejÅ›cie z 3-krotnym sprawdzaniem maila w ciÄ…gu dnia może faktycznie nie jest zÅ‚y – tylko potrzebna jest niezÅ‚a samodyscyplina, przyzwyczajenie samego siebie i poniekÄ…d odbiorców, którzy czasem juz CiÄ™ znajÄ… z bÅ‚yskawicznych odpowiedzi.

    A jeÅ›li chodzi o IM – to ja od kiedy przyszedÅ‚em do MS to już nie instalowaÅ‚em na laptopie GG (co mocno ograniczyÅ‚o moje rozmowy), a na Office Communicatorze (MSN) też staram siÄ™ ustawiać DND – faktycznie pomaga.

    Chyba mnie natchnÄ…Å‚eÅ› do przyjrzenia siÄ™ temu czasowi co to ciÄ…gle go nie ma…

Leave a Reply