Sunday, December 2nd, 2007...12:00 am
Czy e-mail jest aż tak bardzo potrzebny?
A właściwie cz stały dostęp do e-mail jest nam aż tak bardzo potrzebny?
W poprzedniej notce napisałem trochę o mojej próbie zapanowania nad czasem pracy przy komputerze i sposobem jego spędzania. Teraz chciałem podzielić się jednym wnioskiem, jaki po niespełna trzytygodniowym okresie czasu mogę już wysnuć i zmianą jaką spowodował.
Czy zastanawialiście się kiedyś w jaki sposób podchodzicie do poczty elektronicznej? Chyba nie pomylę się, jeżeli stwierdzę że większość z nas traktuje e-mail jako podstawowy środek komunikacji w pracy, często też prywatnie. Dużej pomyłki chyba nie będzie też w stwierdzeniu, że większość z nas ma klienta poczty otwartego cały czas, z włączoną opcją automatycznego sprawdzania poczty co pewien czas (i nie są to godziny).
Czy to aby napewno jest konieczne?
Jedną z obserwacji jakie poczyniłem zaraz na początku mojej zabawy ze SlimTImer to fakt, że bardzo dużo czasu w trakcie pracy zajmuje mi sprawdzanie \ czytanie \ obsługa poczty elektronicznej. Złapałem się na tym, że w chwili gdy przychodzi nowa poczta zaraz ją czytam i ewentualnie udzielam na nią odpowiedzi. To powodowało dwie rzeczy:
- przełączenie się na klienta poczty, przeczytanie i odpowiedź odrywała mnie od tego czym aktualnie się zajmowałem i to dosyć skutecznie. Powrót do toku myślenia \ miejsca w dokumencie \ kodzie zajmował chwilę. Sytuacja taka była dosyć częsta, ponieważ nawet gdy nie wyskakiwały nowe powiadomienia przełączałem się na klienta poczty żeby sprawdzić czy na przykład nie wpadło coś w jeden z folderów grup do których jestem zapisany.
- obsługa e-mail zajmowała znaczącą pozycję na liście moich codziennych zajęć, patrząc na procent czasu jaki poświęcałem na e-mail w trakcie czasu spędzonego przed komputerem.
Szczerze mówiąc byłem tym faktem trochę zdziwiony - z działąń nie związanych z pracą bezpośrednio spodziewałbym się, że na tym poczesnym miejscu znajdzie się IM :). Okazuje się jednak, że od kiedy rozpoczęłem regularnie ustawiac na swoim popularnym IM opcję DND lub Invisible jestem w stanie dosyć dokładnie kontrolować czas spędzany na rozmowach ze znajomymi. E-mail jednak jak widać był inny.
Pytanie czy takie podejście, o którym bym śmiał powiedzieć, że jest standardem podejścia do poczty elektronicznej dla większości ludzi jest konieczne? Czy w przychodzących do nas listach faktycznie są tylko rzeczy, które nie ciepią zwłoki?
Jakiś czas temu czytałem artykuł dotyczący tak postawionego pytania autorstwa Tima Ferris, pisze on również o tym na swoim blogu. Co więc by się stało, gdybyśmy zamiast sprawdzać pocztę kilkanaście razy dziennie sprawdzali ją tylko dwa lub trzy razy w ciągu dnia?
Po doświadczeniach ostatnich dwóch tygodni mogę powiedzieć, że nie wpływa to negatywnie na jakości pracy po wdrożeniu takiego podejścia :), przynajmniej w moim wypadku. Co więcej, mam więcej czasu na zajmowanie się tym czym faktycznie powinienem się zajmować w danej chwili. Okazuje się, że wiadomości pilne jednak docierają do nas w ten lub inny sposób. Jeżeli nie mogą poczekać na moment, w którym odbierzemy pocztę a jest to faktycznie pilne to przeważnie towarzyszy takiej wiadomości telefon lub zapytanie osoby, która go do nas wysłała. Pozostałym fakt niewielkiego opóźnienia w odpowiedzi nieszczególnie szkodzi.
Czy więc dostęp w sposób ciągły do e-mail jest nam naprawdę niezbędny???
Odpowiedzi na to pytanie oczywiście każdy musi udzielić sobie samodzielnie, w moim wypadku wydaje mi się że nie jest to konieczne. I jak narazie przy polityce sprawdzania poczty 3 razy dziennie postaram się pozostać.
Jeżeli wiÄ™c ktoÅ› wysÅ‚aÅ‚ do mnie e-mail z pytaniem technicznym (a takie siÄ™ czasami zdarzajÄ…, chociaż coraz rzadziej) i oczekuje naprawdÄ™ szybkiej odpowiedzi … to uczciwie ostrzegam, że nie bÄ™dzie ona bÅ‚yskawiczna. Ale napewno bÄ™dzie, czy pomocna to już inna kwestia :).
1 Comment
December 2nd, 2007 at 6:02 pm
Po sobie też już widzę, że to chyba jakieś zboczenie - sprawdzanie poczty co chwila.
W jakimś chyba naszym wewnętrznym poradniku dotyczącym efektywności pracy była właśnie wzmianka o jakiej pamietam, żeby pierwsze co zrobić to wyłaczyć powiadomienia. Bo one najbardziej rozpraszają i wybijają z rytmu pracy.
Ale podejście z 3-krotnym sprawdzaniem maila w ciągu dnia może faktycznie nie jest zły - tylko potrzebna jest niezła samodyscyplina, przyzwyczajenie samego siebie i poniekąd odbiorców, którzy czasem juz Cię znają z błyskawicznych odpowiedzi.
A jeśli chodzi o IM - to ja od kiedy przyszedłem do MS to już nie instalowałem na laptopie GG (co mocno ograniczyło moje rozmowy), a na Office Communicatorze (MSN) też staram się ustawiać DND - faktycznie pomaga.
Chyba mnie natchnÄ…Å‚eÅ› do przyjrzenia siÄ™ temu czasowi co to ciÄ…gle go nie ma…
Leave a Reply